Ocena Uzasadnionego Interesu

Zapytania związane z kwestionariuszami wypełnianymi w formie elektronicznej, podczas rozmowy telefonicznej, rozmowy osobistej lub realizowanej poprzez Skype, na potrzeby badań poziomu satysfakcji Klientów i ogólnych badań rynkowych, przeprowadzanych w celu ulepszenia naszych produktów i usług.

1. Uzasadniony interes administratora danych

• Osoby, których dane dotyczą: Klienci będący osobami fizycznymi, utrzymujący stosunki umowne z administratorami lub, w przypadku Klientów będących osobami prawnymi albo jednostkami organizacyjnymi, ich osoby kontaktowe, przedstawiciele i pracownicy związani z realizacją konkretnych umów. We wszystkich przypadkach Klienci będący osobami fizycznymi, to osoby prowadzące działalność handlową, zazwyczaj osoby prowadzące działalność jednoosobową, producenci pierwotni, rolnicy itp. We wszystkich przypadkach Klientów uważa się za adresatów kwestionariuszy w formie elektronicznej, wysyłanych przez Spółkę.
• Charakter danych: dane osobowe Klientów będących osobami fizycznymi lub osób kontaktowych, przedstawicieli i pracowników Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi, jak wskazano w dokumencie zatytułowanym „Informacja o ochronie prywatności dotycząca badań rynku i badań satysfakcji przeprowadzanych wśród Klientów hurtowych” (dalej jako „Informacja o polityce prywatności”), takie jak:
  • w przypadku Klientów będących osobami fizycznymi (np. przedsiębiorców prowadzący działalność jednoosobową, producentów pierwotnych): imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu potencjalnych adresatów; w przypadku wywiadów osobistych, telefonicznych i realizowanych poprzez Skype - głos osób, których dane dotyczą, i ich odpowiedzi na pytania;
  • w przypadku Klientów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi: nazwa (firmy) Klienta, adres, adres e-mail używany do kontaktów, a także imię i nazwisko, stanowisko (celem poprawnego adresowania wiadomości) i numer telefonu osoby kontaktowej ze strony Klienta; w przypadku wywiadów osobistych, telefonicznych i realizowanych poprzez Skype - głos osób, których dane dotyczą, i ich odpowiedzi na pytania.
• Cel przetwarzania danych: Badanie poziomu satysfakcji Klientów i prowadzenie ogólnych badań rynku, mających na celu ulepszenie naszych produktów i usług, a także ocenę wyników i wyciąganie z nich wniosków.
• Wykazanie uzasadnionego interesu i opis uzasadnionego interesu Przetwarzanie danych osobowych określonych powyżej, w oparciu o Informację o polityce prywatności, jest absolutnie niezbędne do zbadania poziomu satysfakcji Klientów Spółki, poprawy jej wizerunku, a tym samym wzmocnienia jej wyników ekonomicznych oraz rozwoju produktów i usług. Zakres przetwarzanych danych osobowych został ograniczony do niezbędnego minimum. W związku z tym, przetwarzanie danych osobowych służy uzasadnionym interesom Spółki, a jednocześnie interesom jej Klientów, ponieważ mogą Oni w ten sposób uczestniczyć w rozwoju produktów i usług Spółki, z których sami korzystają. Co więcej, w oparciu o wyniki badań satysfakcji i wyciągnięte z nich wnioski, możliwe jest także podniesienie poziomu satysfakcji Klientów. Utrzymanie więzi z Klientami jest jedną z najwyższych wartości dla Grupy MOL i dlatego Grupa MOL rozpoczęła prowadzenie regularnych badań poziomu satysfakcji Klientów biznesowych, którzy kupują hurtowo wszelkiego rodzaju produkty. Badanie poziomu satysfakcji Klientów B2B ma na celu zebranie rzetelnych informacji zwrotnych od Klientów, dotyczących jakości obsługi Klientów Grupy MOL i należących do niej spółek, w danym roku. Głównym i zarazem ostatecznym celem badania poziomu satysfakcji Klientów B2B jest słałe podnoszenie poziomu satysfakcji Klientów, poprzez realizowanie stosownych działaniań, w oparciu o ich opinie. Metody, sposób zarządzania i zakres badań służą jak najlepszemu wykorzystaniu ich wyników, celem podniesienia poziomu jakości obsługi Klientów oraz wyników ekonomicznych Spółki.

2. Konieczność przetwarzania danych

• Jednoznaczne i jasne uzasadnienie tego, że przetwarzanie danych jest absolutnie konieczne i adekwatne dla wykazania interesu oraz wskazanie dlaczego jest proporcjonalne: Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa powyżej, jest absolutnie konieczne i niewątpliwie słuszne, w przypadku badania poziomu satysfakcji Klientów i przeprowadzania ogólnych badań rynku, mających na celu ulepszenie naszych produktów i usług oraz realizacji wyżej określonych interesów. Przetwarzanie danych jest również proporcjonalne do realizowanych interesów. Wysyłanie zapytań do Klientów i udostępnianie im kwestionariuszy w formie elektronicznej, a w następnej kolejności wyciąganie wniosków z uzyskanych wyników może być realizowane jedynie przy wykorzystaniu przetwarzania niezbędnych danych osobowych, które ograniczono do minimum.
  Głos osób, których dane dotyczą, jest nagrywany na podstawie ich zgody; jednakże uczestnictwo w rozmowach osób kontaktowych ze strony naszych Partnerów umownych wskazanych będących ich pracodawcami, nie jest dobrowolne. W przypadku rozmów osobistych, telefonicznych i realizowanych poprzez Skype niezbędne jest nagranie głosu osób, których dane dotyczą, w celu przygotowania transkrypcji.
• Ocena, czy dostępna jest alternatywa oraz czy, z punktu widzenia osób, których dane dotyczą, istnieją mniej restrykcyjne środki służące osiągnięciu interesów przez administratorów danych. Czy istnieją alternatywne sposoby osiągnięcia celów, z uniknięciem przetwarzania jakichkolwiek danych osobowych lub przy przetwarzaniu mniejszej liczby danych osobowych lub przetwarzania danych osobowych w inny sposób?
• Przetwarzanie wyżej wymienionych danych osobowych jest absolutnie konieczne do wysyłania Klientom zapytań i linków, pod którymi dostępne są kwestionariusze w formie elektronicznej, a także do wyciągania wniosków z odpowiedzi udzielonych na pytania, biorąc pod uwagę fakt, że nie jest możliwe osiągnięcie tych celów za pomocą alternatywnych sposobów, z uniknięciem przetwarzania jakichkolwiek danych osobowych lub przy przetwarzaniu mniejszej liczby danych osobowych lub przetwarzania danych osobowych w inny sposób. Jeżeli dane osobowe byłyby zanonimizowane lub byłyby przetwarzane w mniejszej liczbie, uniemożliwiłoby to skuteczne dotarcie do dalszych Partnerów i wysyłanie im zapytań i/lub kwestionariuszy w formie elektronicznej, badanie poziomu ich satysfakcji oraz utrzymywanie kontaktu z Klientami i zaspokajanie ich potrzeb. Zgodnie z zasadą minimalizowania ilości danych, przy opracowywaniu kwestionariuszy i wyznaczaniu kanałów, które mają być wykorzystywane do ich przesyłania, Spółka wzięła pod uwagę fakt, że przetwarzane powinny być wyłącznie dane osobowe absolutnie niezbędne do osiągnięcia celów. Podmiot przetwarzający dane przechowuje nagrania audio tak długo jak jest to konieczne do wykonania transkrypcji, i nie przesyła materiałów audio do administratora.

Ocena wpływu przetwarzania danych i innych środków bezpieczeństwa

Wynik i dokumentacja Oceny Uzasadnionego Interesu

Na podstawie powyższego można uznać, że uzasadniony interes Spółki jest adekwatny do ograniczenia uzasadnionego interesu osób, których dane dotyczą. Przetwarzanie danych osobowych jest absolutnie niezbędne do wysyłania Klientom zapytań i linków, pod którymi dostępne są kwestionariusze w formie elektronicznej, a także do wyciągania wniosków z odpowiedzi udzielonych na pytania, bez możliwości wykorzystania żadnych alternatywnych środków, tudzież środków obejmujących przetwarzanie mniejszej ilości danych osobowych lub dostępnych środków umożliwiających przetwarzanie danych osobowych w inny sposób w celu realizacji powyższych celów.