Posúdenie oprávneného záujmu

Otázky týkajúce sa dotazníkov vypĺňaných online, resp. v rámci telefonických rozhovorov, rozhovorov cez aplikáciu Skype alebo osobných rozhovorov na účely prieskumu spokojnosti zákazníkov a všeobecného prieskumu trhu s cieľom zlepšovať naše výrobky a služby

1. Oprávnený záujem prevádzkovateľa:

Dotknuté osoby: zákazníci – fyzické osoby v zmluvnom vzťahu s prevádzkovateľmi, prípadne v prípade zákazníkov, ktorí sú právnickými subjektmi alebo inými organizáciami, ich kontaktné osoby, zástupcovia a zamestnanci vo vzťahu ku konkrétnym zmluvám. Vo všetkých prípadoch sú zákazníci – fyzické osoby osobami vykonávajúcimi podnikateľskú činnosť, obvykle samostatne zárobkovo činné osoby, prvovýrobcovia, farmári a pod. Títo zákazníci sú vo všetkých prípadoch považovaní za adresátov online dotazníkov zasielaných našou spoločnosťou.
Povaha údajov: osobné údaje zákazníkov – fyzických osôb alebo kontaktných osôb, zástupcov a zamestnancov zákazníkov, ktorí sú právnickými subjektmi alebo inými organizáciami podľa „Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov týkajúce sa prieskumu trhu a prieskumu spokojnosti medzi veľkoobchodnými zákazníkmi“ (ďalej len „Vyhlásenie o spracúvaní osobných údajov“) ako napr.
- v prípade zákazníkov – fyzických osôb (napr. živnostníci, prvovýrobcovia): meno, adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo potenciálnych adresátov; v prípade osobných a telefonických rozhovorov a rozhovorov cez Skype je to hlas dotknutých osôb a ich odpovede na otázky;
- v prípade zákazníkov, ktorí sú právnickými subjektmi alebo inými organizáciami: názov zákazníka (obchodnej spoločnosti), adresa, e-mailová adresa na účely kontaktovania, ale tiež meno, pozícia (na účely správneho oslovenia) a telefónne číslo ich kontaktných osôb; v prípade osobných a telefonických rozhovorov a rozhovorov cez Skype je to hlas dotknutých osôb a ich odpovede na otázky.
Účel spracúvania údajov: Prieskum spokojnosti zákazníkov a všeobecný prieskum trhu na účely zlepšovania našich výrobkov a služieb, ako aj vyhodnocovanie výsledkov prieskumov a prijímanie záverov na ich základe.
Preukázanie oprávnenosti záujmu a opis oprávneného záujmu: Spracúvanie osobných údajov špecifikovaných vo vyššie uvedených častiach Oznámenia o ochrane osobných údajov je nevyhnutné na účely realizácie prieskumu spokojnosti medzi zákazníkmi spoločnosti, na zlepšovanie imidžu spoločnosti a zlepšovania jej hospodárskych výsledkov a rozvoja jej produktov a služieb. Osobné údaje sú spracúvané v minimálnom potrebnom rozsahu. Vzhľadom na vyššie uvedené slúži spracúvanie osobných údajov oprávneným obchodným záujmom spoločnosti a zároveň záujmom jej zákazníkov, pretože zákazníci sa týmto spôsobom podieľajú na vylepšovaní výrobkov a služieb spoločnosti, ktoré títo zákazníci zároveň využívajú, a na základe výsledkov prieskumov spokojnosti a ich záverov sa zároveň zvyšuje spokojnosť zákazníkov. Keďže zákazníci sú jedným z našich najcennejších aktív, skupina MOL začala organizovať pravidelné prieskumy spokojnosti zákazníkov pre svojich veľkoobchodných B2B zákazníkov kupujúcich jej výrobky určené pre spotrebiteľov. Cieľom prieskumov spokojnosti medzi B2B zákazníkmi je získať od dostatočne veľkej vzorky zákazníkov spätnú väzbu týkajúcu sa ich spokojnosti so službami skupiny MOL a jej dcérskych podnikov za príslušný rok. Konečným cieľom prieskumu spokojnosti medzi B2B zákazníkmi je každoročne zvyšovať spokojnosť zákazníkov prostredníctvom opatrení založených a zavádzaných na základe informácií od zákazníkov. Metodológia, koordinácia a rozsah prieskumov spokojnosti medzi B2B zákazníkmi sú nastavené tak, aby sme z výsledkov získali čo najviac informácií, ktoré nám pomôžu zlepšiť obchodné výsledky a zákaznícku skúsenosť.

2. Potreba spracúvania údajov

Jednoznačný a jasný dôkaz, prečo je spracúvanie údajov absolútne nevyhnutné a primerané na dosiahnutie záujmu spoločnosti a prečo je primerané: Spracúvanie osobných údajov špecifikované v bode 1 vyššie je absolútne nevyhnutné a nepochybne vhodné na účely prieskumu spokojnosti zákazníkov a všeobecného prieskumu trhu so zámerom zlepšovať naše produkty a služby a napĺňať vyššie uvedené záujmy zákazníkov. Spracúvanie je tiež primerané vzhľadom na sledované záujmy. Zasielanie prieskumov a informácií o dostupnosti online dotazníkov zákazníkom, ako aj prijímanie záverov na základe ich celkových výsledkov možno realizovať len na základe spracúvania uvedených minimálne potrebných osobných údajov.
Hlas dotknutých osôb sa zaznamenáva na základe súhlasu dotknutých osôb; účasť však nie je dobrovoľná v prípade, keď náš zmluvný partner ako zamestnávateľ vyšle svojho zamestnanca, aby s nami absolvoval rozhovor. V prípade osobných alebo telefonických rozhovorov a rozhovorov cez Skype je nutné zaznamenať hlas dotknutých osôb, z ktorého sa následne vyhotovuje prepis.
Posúdenie, či existuje alternatíva, ktorá je z pohľadu dotknutých osôb menej obmedzujúca a rovnako umožňuje dosiahnutie záujmov sledovaných prevádzkovateľom. Existuje iný spôsob, ako dosiahnuť účely spracúvania osobných údajov bez spracúvania osobných údajov alebo spracúvaním menšieho množstva osobných údajov, resp. iným spôsobom spracúvania osobných údajov?
Spracúvanie vyššie uvedených osobných údajov je bezpodmienečne nevyhnutné, aby bolo možné zákazníkom zasielať prieskumy a prepojenia na online dotazníky, ako aj na vyvodenie záverov z poskytnutých odpovedí, pričom treba zohľadniť skutočnosť, že tieto účely spracúvania údajov nemožno dosiahnuť inými spôsobmi alebo prostriedkami s použitím menšieho objemu osobných údajov alebo iným spôsobom spracúvania osobných údajov. V prípade anonymizácie osobných údajov alebo použitia menšieho množstva osobných údajov by sme nedokázali kontaktovať vzdialenejších obchodných partnerov a zaslať im prieskumy a/alebo online dotazníky ani zistiť úroveň ich spokojnosti alebo udržiavať kontakt so zákazníkmi a napĺňať ich potreby. V súlade so zásadou minimalizácie údajov pri príprave dotazníkov a výbere kanálov používaných na ich zasielanie spoločnosť zohľadňuje skutočnosť, že je potrebné spracúvať len tie osobné údaje, ktoré sú absolútne nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania. Sprostredkovateľ ukladá zvukový záznam len na čas potrebný na vyhotovenie prepisu a zvukové nahrávky neposkytuje prevádzkovateľovi.

3. Posúdenie vplyvu spracúvania a ďalších bezpečnostných opatrení

3.1. Posúdenie vplyvov spracúvania

Opis priaznivých a nepriaznivých vplyvov spracúvania údajov na dotknuté osoby. Majú dotknuté osoby zo spracúvania nejaký úžitok? Ovplyvňuje spracúvanie údajov dotknuté osoby negatívnym spôsobom, poškodzuje ich alebo ovplyvňuje nejakým spôsobom ich práva? Z hľadiska dotknutých osôb nie je spracúvanie osobných údajov nijako obmedzujúce. Ak spracúvanie dotknutú osobu obťažuje, spoločnosť poskytuje možnosť zakázať zasielanie prieskumov a online dotazníkov tak, ako je to uvedené v Oznámení o ochrane osobných údajov. Dotknuté osoby majú právo namietať voči spracúvaniu údajov v zmysle článku 21(1) Nariadenia (EÚ) 2016/679 Európskeho parlamentu a rady (Všeobecné nariadenie o ochrane údajov, GDPR). V rámci prieskumu spokojnosti zákazníkov a všeobecného prieskumu trhu s cieľom zlepšovať naše produkty a služby prináša nevyhnutné spracúvanie osobných údajov našim zákazníkom výhody v podobe rozvoja produktov a služieb spoločnosti a zvyšovania ich spokojnosti. V rámci spracúvania osobných údajov dotknuté osoby nikdy neobťažujeme a nikdy neprimerane nezasahujeme do ich súkromia a práv. Prieskumy a prepojenia na online dotazníky sú zákazníkom zasielané iba príležitostne a nie pravidelne.
Posúdenie situácie dotknutých osôb a predovšetkým toho, či nepatria do zraniteľnej a/alebo citlivej skupiny (napr. deti, chorí a pod.): Medzi dotknutými osobami, ktoré oslovujeme, nie sú deti, choré osoby ani členovia inej zraniteľnej skupiny.
Podrobnejšie posúdenie primeraných očakávaní dotknutých osôb v čase zhromažďovania osobných údajov a toho, či v tejto súvislosti dotknuté osoby mohli primerane očakávať, že osobné údaje budú spracúvané na základe konkrétneho oprávneného záujmu. Spoločnosť zasiela dotazníky len zákazníkom, s ktorými je v zmluvnom vzťahu, preto sú dotknutí zákazníci zároveň klientmi spoločnosti, a v prípade zákazníkov, ktorí sú právnickými subjektmi alebo inými organizáciami, by ich kontaktné osoby, zástupcovia alebo zamestnanci – vzhľadom na ich (právny) vzťah so zákazníkom – mali primerane očakávať, že spoločnosť bude priebežne posudzovať a usilovať sa o zlepšovanie ich spokojnosti a kvality produktov a služieb pri zohľadnení ustanovení recitálu 47 nariadenia GDPR. Oznámenie o ochrane osobných údajov a Posúdenie oprávneného záujmu sú k dispozícii na webovej stránke spoločnosti v elektronickej podobe a takisto v papierovej podobe.
Prostriedky spracúvania údajov (Sú rozšírené? Sú ich dosahy predvídateľné?) To zahŕňa zverejnenie údajov alebo možnosť ich zverejnenia: Prostriedky spracúvania údajov boli jasne definované už pred začatím spracúvania údajov a spoločnosť údaje spracúva v zabezpečenom IT prostredí s pomocou zamestnancov, ktorí boli riadne poučení o ochrane údajov a problematike zabezpečenia údajov – podrobnejšie informácie nájdete v časti Oznámenia o ochrane osobných údajov s názvom „Opatrenia na zabezpečenie osobných údajov“. Spoločnosť prijíma všetky opatrenia, ktoré môžu byť primerane potrebné na zabránenie zverejnenia osobných údajov spracúvaných spoločnosťou alebo v súvislosti so spracúvaním vykonávaným spoločnosťou tak, aby k osobným údajom nemali prístup žiadne tretie osoby.
Opis spôsobu ako spoločnosť poskytuje dotknutým osobám informácie o spracúvaní údajov a záujmoch, na základe ktorých k spracúvaniu dochádza. Sú poskytnuté údaje dostatočne jasné a jednoznačné? Spoločnosť poskytuje informácie dotknutým osobám v Oznámení o ochrane osobných údajov, ktoré je k dispozícii na vyššie uvedenej webovej stránke a takisto v papierovej podobe. Od zákazníkov, ktorí sú právnickými subjektmi alebo inými organizáciami, očakávame, že budú svoje kontaktné osoby, zástupcov a zamestnancov informovať o platných ustanoveniach o ochrane údajov. Okrem toho môžu dotknuté osoby adresovať svoje otázky spoločnosti alebo môžu spoločnosť kontaktovať na účely uplatnenia svojich práv na ochranu údajov pomocou kontaktných údajov uvedených v Oznámení o ochrane osobných údajov.
Informácie o tom, či majú dotknuté osoby možnosť ovplyvniť spracúvanie alebo voči nemu namietať: Dotknuté osoby môžu ovplyvniť spracúvanie spôsobom uvedeným v tomto Posúdení oprávneného záujmu a v Oznámení o ochrane osobných údajov, ako aj uplatnením svojich práv špecifikovaných v týchto dokumentoch; okrem toho si môžu uplatniť aj právo namietať voči spracúvaniu údajov.

3.2. Ďalšie záruky

Opatrenia na zabezpečenie dát: Využívame opatrenia špecifikované v časti Oznámenia o ochrane osobných údajov s názvom „Opatrenia na zabezpečenie osobných údajov“.

Spracúvanie osobných údajov na obmedzený čas: V súlade so zásadou obmedzenia účelov spoločnosť spracúva osobné údaje len počas trvania zmluvy uzatvorenej s príslušným zákazníkom alebo pokiaľ to dotknutá osoba nezakáže, t. j. pokiaľ si neuplatní právo namietať v zmysle Článku 21(1) GDPR (podľa toho, čo nastane skôr).
Obmedzenie prístupu k údajom: Prístup k príslušným osobným údajom majú výlučne zamestnanci spoločnosti, ktorí ich nevyhnutne potrebujú na to, aby mohli informovať o dostupnosti online dotazníkov, t. j. kvalifikovaní zamestnanci nasledujúcich organizačných jednotiek podieľajúcich sa na spracúvaní:Starostlivosť o zákazníkov v rámci skupiny MOL (Group Customer Care), Produktový Manažment a starostlivosť o zákazníka v rámci spoločnosti SLOVNAFT, a. s.. V prípade dcérskych podnikov majú zainteresovaní zamestnanci prístup len k údajom týkajúcim sa daného dcérskeho podniku. Ide o obchodné údaje, ktoré nemožno použiť na identifikáciu dotknutých osôb. Spoločnosť MOL Nyrt. a jej dcérske podniky majú prístup len k agregovaným údajom.

4. Výsledok a dokumentácia posúdenia oprávneného záujmu

Na základe vyššie uvedeného možno potvrdiť, že oprávnený záujem spoločnosti je primeraný obmedzeniu oprávnených záujmov dotknutých osôb. Spracúvanie dotknutých osobných údajov je bezpodmienečne nevyhnutné na zasielanie prieskumov a prepojení na umiestnenie online dotazníkov zákazníkom, ako aj na vyvodzovanie záverov z odpovedí na otázky, pričom na realizáciu uvedených činností nemožno použiť žiadne alternatívne prostriedky ani prostriedky využívajúce menej osobných údajov, resp. prostriedky spracúvania osobných údajov iným spôsobom.