Ipsos Candidate Privacy Notice

Qual è lo scopo del presente documento?

Ipsos SRL è il “titolare del trattamento dei dati”. Ciò significa che è responsabile delle decisioni relative alla conservazione e all’utilizzo dei suoi dati personali. Il presente documento è un’informativa sulla privacy che ha lo scopo di informarla sulle modalità e sul periodo di conservazione dei suoi dati, oltre alle ragioni di utilizzo degli stessi, inerenti la presentazione della sua candidatura all’interno dei nostri processi di selezione del personale. Tale documento le fornisce pertanto alcune informazioni previste ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati ((EU) 2016/679) (GDPR).

Tipo di informazioni che deteniamo sul suo conto

In relazione alla sua candidatura presso Ipsos Srl, raccoglieremo, conserveremo ed utilizzeremo le seguenti categorie di informazioni:

  • le informazioni da lei fornite nel suo curriculum vitae e relativa lettera di presentazione
  • le informazioni da lei fornite nel nostro modulo di domanda, includendo nome, titolo, indirizzo, numero telefonico, email personale, data di nascita, genere, storia lavorativa, qualifiche
  • qualsiasi informazione da lei fornita nel corso dell’eventuale colloquio

Potremmo altresì raccogliere, conservare e utilizzare le seguenti “categorie particolari” di informazioni personali sensibili:

  • eventuali Informazioni sulla sua razza o etnia, su orientamento sessuale ed opinioni politiche. Utilizzeremo le informazioni riguardanti la sua razza e la sua origine nazionale o etnica, le sue credenze religiose, filosofiche o morali, o la sua vita sessuale o orientamento sessuale, allo scopo di assicurare un significativo monitoraggio e rilevamento dell’attuazione delle pari opportunità
  • informazioni sulla sua salute, ivi inclusa qualsiasi condizione sanitaria e documentazione su salute e malattia. Utilizzeremo informazioni relative al suo stato di disabilità per valutare la necessità di eventuali modifiche da applicare al processo di selezione
  • raccoglieremo informazioni relative alla sua storia giudiziaria qualora le volessimo offrire un lavoro (posto che i controlli ed eventuali altre condizioni abbiano avuto riscontro positivo)

Come vengono raccolti i suoi dati personali?

Ipsos raccoglie i dati personali dei candidati attraverso le seguenti fonti:

  • dal candidato stesso
  • da società di selezione

I suoi dati personali verranno utilizzati per le seguenti finalità:

  • valutare l’idoneità della sua candidatura rispetto al profilo richiesto
  • effettuare controlli sul suo background di studi e professionale e sulle referenze, se necessarie
  • comunicare con lei relativamente all’iter di selezione
  • conservare la scheda informativa e la parte documentale relativa all’iter di selezione
  • adempiere alle normative di legge o regolamenti

Qualora lo ritenessimo necessario, potremmo decidere, a nostra discrezione, se utilizzare i Suoi dati personali per la posizione per la quale ha inoltrato la candidatura o per qualsiasi altra posizione vacante all’interno dell’azienda.

Potremmo inoltre aver necessità di elaborare i suoi dati personali per poter decidere se sottoscrivere o meno un contratto con lei.

Dopo aver ricevuto il suo CV e/o la sua Cover Letter elaboreremo tali informazioni per stabilire se soddisfa i requisiti per rientrare nella rosa dei candidati per una determinata posizione. Se così fosse, verrà contattato dal team HR per un colloquio conoscitivo. Qualora decidessimo di proporle un contratto di lavoro, potremmo verificare eventuali referenze o eventualmente procedere con un controllo dei carichi pendenti.

Omissione di dati personali

Se dovesse omettere di fornire dati personali quando richiesti, dati per noi necessari per valutare la sua candidatura (come ad esempio documentazione di qualifiche o di precedenti lavorativi), non sarà per noi possibile esaminare con successo la sua domanda.

Decisioni automatizzate

Lei non sarà soggetto a decisioni aventi conseguenze significative su di lei basate esclusivamente su decisioni automatizzate.

Condivisione dei dati

Perché potremmo condividere le sue informazioni personali con parti terze?

Potremmo condividere le sue informazioni personali con alcuni fornitori che supportano IPSOS nei processi di selezione, formazione e amministrazione del personale. Tutti i nostri fornitori terzi ed altre realtà del gruppo sono comunque tenuti ad adottare le dovute misure di sicurezza per proteggere i suoi dati personali in conformità alle nostre linee guida. Non consentiremo ai nostri fornitori di utilizzare i suoi dati personali per loro propri scopi. Consentiamo loro di elaborare i suoi dati personali per scopi specifici e comunque solo in conformità alle nostre indicazioni.

Sicurezza dei dati

Abbiamo predisposto idonee misure di sicurezza per impedire che i suoi dati personali vengano accidentalmente persi, utilizzati, modificati, divulgati o consultati in modo non autorizzato. Inoltre, limitiamo l’accesso ai suoi dati personali agli impiegati, agenti, appaltatori ed altre parti terze che per motivi aziendali hanno necessità di conoscerli. Abbiamo predisposto procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e notificheremo a lei e ad eventuali enti di competenza ogni sospetta violazione laddove obbligati per legge a farlo.

Conservazione dei dati

Per quanto tempo conserveremo i suoi dati?

Conserveremo i suoi dati personali per un periodo di 24 mesi dall’invio della candidatura. Dopo tale periodo, distruggeremo i suoi dati personali in modo sicuro in conformità alle nostre linee guida sulla conservazione dei dati e alle relative leggi e regolamenti.

Se dovessimo voler conservare i suoi dati personali in archivio oltre il periodo di 24 mesi, ad esempio per il fatto che un’ulteriore opportunità potrebbe presentarsi in futuro e potremmo volerla considerare per una nuova posizione, le scriveremo separatamente, chiedendole esplicito consenso alla conservazione dei suoi dati personali per un periodo di tempo superiore.

Diritti di accesso, correzione, cancellazione e restrizione

I suoi diritti in relazione ai dati personali

In determinate circostanze, per legge lei ha diritto di:

  • richiedere di accedere ai suoi dati personali (la cosiddetta “richiesta di accesso ai dati”). Ciò le permette di ricevere copia delle informazioni personali che conserviamo sul suo conto e di controllare se il loro trattamento è conforme alla legge
  • richiedere la correzione dei dati personali che conserviamo sul suo conto. Questo le permette di far correggere eventuali informazioni incomplete o errate da noi conservate
  • richiedere la cancellazione dei suoi dati personali. Questo le permette di chiederci di cancellare o di rimuovere i dati personali laddove non ci siano validi motivi per continuare a trattarli. Lei ha inoltre il diritto di chiederci di cancellare o di rimuovere i suoi dati personali laddove lei abbia esercitato il diritto di contestarne il relativo trattamento
  • opporsi al trattamento dei suoi dati personali laddove, seppure vi sia interesse legittimo da parte nostra (o di una terza parte) a farlo, qualche motivazione la spinga ad opporsi al loro trattamento
  • richiedere la restrizione al trattamento dei suoi dati personali. Questo le permette di chiederci di sospendere l’elaborazione dei suoi dati personali, per esempio se vuole stabilirne la correttezza o il motivo del loro trattamento
  • richiedere il trasferimento dei suoi dati personali ad una terza parte. Se lei desidera esercitare i suoi diritti, revisionare, verificare, correggere o richiedere la cancellazione dei suoi dati personali, opporsi al trattamento dei suoi dati personali, oppure richiedere a noi di trasferire copia dei suoi dati personali ad una parte terza, è pregato di scrivere alla seguente email: [email protected]
  • diritto di ritirare il consenso. Con la sua candidatura nella nostra area “Career”, ha fornito anche il suo consenso al trattamento dei suoi dati personali ai fini del reclutamento. Lei ha il diritto di revocare il consenso per il loro trattamento a tali fini in qualsiasi momento. Per revocare il suo consenso, potrà contattare [email protected] Una volta ricevuta la notifica di revoca del suo consenso, non elaboreremo più la sua richiesta e, in base alla nostra politica sulla conservazione dei dati, elimineremo i suoi dati personali in modo sicuro. La revoca del suo consenso non inciderà, né annullerà l’eventuale elaborazione già effettuata prima di tale revoca.
  • il responsabile della protezione dei dati. Abbiamo designato un responsabile della protezione dei dati (RPD) per vigilare sull’ottemperanza a questa informativa sulla privacy. Se lei ha domande relative a questa informativa sulla privacy o su come gestiamo i dati personali, è pregato di contattare l’RPD a: [email protected] Lei ha diritto di presentare reclamo in qualsiasi momento all’Organo competente in materia protezione dati.