イプソス株式会社 個人情報保護方針(詳細)

<詳細 1> 個人情報の利用目的について

  • 当社は、マーケティング・リサーチ(市場調査)、世論調査や社会調査の実施を主たる業務としており、消費者の商品やサービスに関する意識や実態を調査・収集(取得)し、その情報を統計的に処理し、企業や団体等に提供することを目的としております。収集(取得)した個人情報は、原則として統計的にまとめられ、個人が特定できる形で利用することはありません。
  • 当社のマーケティング・リサーチへの協力をお願いする方(調査対象者)を特定するために、あらかじめ氏名、住所などを収集(取得)する場合があり、その方法は、住民基本台帳(世論調査・社会調査)などを閲覧しての抽出、電話帳や住宅地図からの抽出、市販の人名録など出版物からの抽出、マーケティング・リサーチ業務の委託先(クライアント)からの預託などであり、さまざまな情報源を適正、適法に利用しています。
  • 当社の調査に協力していただく方を広く募集し、応募いただく方を登録(モニター)して調査対象者とする場合がありますが、応募していただく際に、収集(取得)する個人情報の利用目的などについてはお知らせすることとしております。
  • マーケティング・リサーチへの協力をお願いする方(調査対象者)を特定せずにマーケティング・リサーチを行ない、その時点で調査対象者本人の氏名、住所などの個人情報を収集(取得)する場合もありますが、その場合には、あらかじめ口頭や書面などで利用目的を通知いたします。
  • 当社のお取引先である企業や団体様に対しましては、サービスの改善あるいはお客様ニーズの把握などのための各種アンケート調査の実施、および当社サービス内容のご紹介のためのダイレクトメールの発送をさせていただくことがございます。
  • 当社の求人情報に応募された方の情報については、採用関連のご連絡に使用させていただきます。また、応募者の前雇用者や推薦者への連絡に使用することがあります。
  • 当社は前述の利用目的達成のために必要な範囲で調査対象者の個人情報取扱いを外部に委託することがあります。その際当社はあらかじめ委託先との間で個人情報保護に関する契約を取り交わし、その取扱い状況について管理・監督を行います。
  • 当社はIpsosのグループ会社であるIpsos Interactive Services SRL(ルーマニア)にi-Sayパネルのメンバーの個人情報取扱いを委託します。

<詳細 2> 開示対象個人情報について

「開示対象個人情報」とは、JIS Q15001:2006の3.4.4.1で、次のように定義されています。

『電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、符号などを付することによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物であって、事業者が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの。 ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示対象個人情報ではない。a) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの、b) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの、c) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの、d) 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの』

当社で取り扱う開示対象個人情報の項目と利用目的は次の通りです。

  1. 開示対象個人情報の項目
    氏名、住所、調査目的に応じた質問項目に対する回答
  2. 開示対象個人情報の利用目的
    商品やサービスの改善に役立てるための統計データの作成

<詳細 3> 開示対象個人情報の開示等の請求について

開示対象個人情報については、開示対象個人情報のご本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等(開示対象個人情報の内容が事実でないことを理由とする、内容の訂正、追加または削除)、利用停止等(利用の停止、消去および第三者への提供の停止)の求めに遅滞なく対応させていただいております。

  1. 開示等の求めの対象となる項目
    氏名、住所、調査目的に応じた質問項目に対する回答
  2. 開示等の求めの申し出先
    開示等の求めは、下記宛て、所定の申請書に記入し必要事項を添付の上、お手数でも郵送でお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

    〒105-0001 東京都港区虎ノ門4-3-13 ヒューリック神谷町ビル
    イプソス株式会社 個人情報保護管理者

  3. 開示等の求めに際して提出していただく書面(様式)等

    開示等の求めを行なう場合は、次の申請書<(1)>をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類<(2)>を同封してください。
    (1)所定の申請書
    開示対象個人情報の開示等申請書
    (2)本人確認のための書類
    運転免許証(お手数でも本籍地は消してご提出ください)、パスポートなどの公式書類のコピー 1点

  4. 代理人による開示等の求め

    開示等の求めをする方が、未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人又は開示等の求めをすることについてご本人が委任した代理人である場合は、前号の書類に加えて、下記の書類<(1)または(2)>を同封してください。

    (1)法定代理人の場合
    ●当社所定の法定代理人の申請書 1通
    ●法定代理権があることを確認するための書類(親権者の場合は住民票抄本など親子等の関係が確認できる公的書類) 1通
    ●未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類 {法定代理人の運転免許証(お手数でも本籍地は消してご提出ください)、パスポートなどの公式書類のコピー} 1点
    (2)委任による代理人の場合
    ●当社所定の委任状 1通
    ●ご本人の印鑑証明書 1通
  5. 開示等の求めの手数料

    利用目的の通知及び個人情報の開示につきましては、手数料として430円(税込)を申し受けます。手数料は郵便切手で同封願います。なお、手数料が不足または同封されていなかった場合は、開示等の求めがなかったものとして扱わせていただきます。

  6. 開示等の求めに対する回答方法

    申請者の申請書面記載住所宛てに郵送で書面によって回答いたします。

  7. 開示等の求めに関して収集(取得)した個人情報の利用目的

    開示等の求めにともない収集(取得)した個人情報は、開示等の求めに対応するために必要な範囲でのみ取り扱います。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後廃棄させていただきます。

  8. 開示等に応じられない場合について

    以下の(1)~(6)に該当する場合は、開示等に応じられませんのでご了承ください。なお、その場合は、その旨、理由を付して通知いたします。

    (1) 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社に登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
    (2) 代理人による申請書に際して、代理権が確認できない場合
    (3) 所定の申請書類に不備があった場合
    (4) 開示等の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
    (5) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    (6) 他の法令に違反することとなる場合

<詳細 4> 個人情報の第三者提供について

当社は、収集(取得)した個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき


<詳細 5>「i-Sayパネル(アクセスパネル)」の共同利用について

「i-Sayパネル」を、以下の通り共同利用いたします。

(1)共同利用の範囲

株式会社ジャパンマーケティングオペレーションズ  http://www.jsr-group.jp/

(株式会社ジャパンマーケティングオペレーションズは、当社と同じイプソスグループです)

(2)共同利用される登録情報の項目

氏名、性別、生年月日、住所、職業(勤務先業種)、家族構成、住居形態、乗用車保有状況 など  モニター登録時および、登録情報更新時に登録された情報

(3)利用する者の利用目的

郵送調査、電話調査、インターネット調査等の世論調査・市場調査の企画および実施、ならびに座談会・製品使用テスト・会場アンケートなどのリクルート実施のために利用します。

(4)共同利用する個人情報の管理について責任を有するもの

株式会社ジャパンマーケティングオペレーションズ 個人情報保護管理者

(5)取得方法

株式会社ジャパンマーケティングオペレーションズが、適正な方法によって取得します。


<詳細 6> イプソスグループ内での共同利用について

イプソスグループ内で、以下の項目を共同利用いたします

(1) 共同利用の範囲
イプソスグループ企業   詳細>>

(2) 共同利用される登録情報の項目
企業・団体名、所在地、部署名、役職、連絡先(電話番号・Eメールアドレス)

(3) 利用する者の利用目的
当社のサービスに関する各種アンケート調査の実施、および当社サービス内容ご紹介のためのダイレクトメールの発送

(4) 共同利用する個人情報の管理について責任を有するもの
イプソス株式会社 個人情報保護管理者

(5) 取得方法
名刺および受信Eメールアドレスより取得


<詳細 7> お問い合わせ・苦情受付窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合わせ、苦情については、下記までご連絡ください。

  • 郵 便:
    〒105-0001 東京都港区虎ノ門4-3-13 ヒューリック神谷町ビル
    イプソス株式会社 問合せ・苦情窓口
  • 電子メール:
    イプソス株式会社問合せ・苦情窓口 privacy-info@ipsos.co.jp
  • なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承ください。
  • 当社の所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の申し出先
    〒106-0032
    東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル
    一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 
    個人情報保護苦情相談室
    TEL:03-5860-7565 フリーダイヤル:0120-700-779

「i-Sayパネル」に登録されている方は、以下にご連絡下さい。

  • 郵 便 :
    〒134-8765 東京都江戸川区臨海町5-2-2 三共ビル5階
    株式会社ジャパン マーケティング オペレーションズ  i-Sayパネル係
  • 電子メール: kurashi@i-say106.com

The Personal Information Protection Policy of Ipsos K.K. (Details)

  • <Details Part 1> Objectives for the use of personal information

    1. The main business operations of Ipsos are marketing research, public opinion research, and social research. Our objective is to research and collect (acquire) information on consumer attitudes and usage pertaining to products and services, statistically process that data, and provide it to companies, groups, and others. Because as a basic rule the personal information collected (acquired) is statistically handled in bulk, we do not use information in any manner in which individuals can be identified.
    2. In order to identify individuals to whom we request cooperation in our marketing research (survey respondents), there are instances in which we collect (acquire) names, addresses, etc. in advance. The methods used are based on the appropriate and legitimate use of a variety of information sources: e.g. viewing and selecting from the Basic Resident Ledger (for public opinion research and social research), selecting from telephone books and residential maps, selecting from publications available on the market such as name lists, and having marketing research clients provide us with information.
    3. There are instances in which we extensively solicit cooperation in our research by having respondents register as monitors. When applying for this position, monitors are apprised of our objectives for using the personal information collected (acquired).
    4. There are instances in which we collect (acquire) personal information such as respondents’ names and addresses on the spot without having first identified those to whom we would be requesting cooperation in our marketing research (survey respondents). In such instances, the respondents are notified regarding the objective for use either orally, in writing, etc.
    5. There are instances in which we send questionnaires to our client companies or groups in order to improve our service and understand their needs, and send direct mails in order to inform our service
    6. As for the information about those who apply for employment with Ipsos, there are instances in which we use the information to communicate about recruitment and to contact with the person’s former employer or recommender.
    7. There are instances in which we outsource the personal information of survey respondents within the necessary scope of achieving the aforementioned objective for use. In such instances, we will have exchanged an agreement on personal information protection with our partner in outsourcing and the status of handling shall be managed and overseen accordingly.
    8. In particular it will entrust the personal information handling of its i-Say Panel members to Ipsos Interactive Services SRL, a company established in Romania (part of the European Union).
  • <Details Part 2> Personal information subject to disclosure

    “Personal information subject to disclosure (Rights concerning personal information)” is defined as follows according to JIS Q 5001: 2006 3.4.4.1.

    “the personal information in which the business entity owns the authority that the business entity can respond to all of the requests for the disclosure, correction of content, addition or deletion, stopping use, erasing, and stopping provision to the third party which are requested by the person and which is the personal information that is composed of a set of information systematically constituted as it can easily retrieve using a computer or a set of information systematically
    constituted as it can easily retrieve the specific personal information by arranging and classifying according to the established regulation and attaching contents, indices, symbols, etc. However, the personal information when any of the following can be applied is not the personal information subject to disclosure; a) Cases in which it may harm the life, body, property of the person or the third party that the existence of the personal information becomes clear, b) Cases in which it may promote or provoke illegal or unfair acts that the existence of the personal information becomes clear, c) Cases in which it may harm the safety of the state, damage the confidential relationship with foreign countries or international organizations, or suffer disadvantages when negotiations with foreign countries or international organizations that the existence of the personal
    information becomes clear, and d) Cases in which it may hinder the prevention of crimes, the public safety and maintenance of order of suppression or criminal investigations, and others that the existence of the personal information becomes clear.”

    The following defines the personal information subject to disclosure in terms of types and objectives for use handled by Ipsos.

    1. Types of personal information subject to disclosure
      Names, addresses, and answers to questions that meet the research objectives
    2. Objective for use of personal information subject to disclosure
      To generate statistical data that facilitates the improvement of products and services
  • <Details Part 3> Requests for the disclosure of personal information subject to disclosure

    We will respond without delay to requests by individuals concerned and their proxies regarding the notification about, disclosure of, or revision to (revision of content, additions or deletions because of incorrect information), as well as cessation of the use (the cessation of use, removal, and the cessation of provision to third parties) of personal information subject to disclosure.

    1. Types of personal information subject to disclosure requests
      Names, addresses, and answers to questions that meet the research objectives
    2. Where to direct requests for disclosure.
      We ask that all requests for disclosure be made by mail to the following address, with the official application form completed in full and attached. We ask that the envelope bear the note “Written Request for Disclosure Enclosed.”
      Personal Information Protection Manager
      Ipsos K.K.
      Hulic Kamiyacho Building, 4-3-13 Toranomon, Minato-ku, Tokyo 105-0001
    3. The documentation to submit when requesting disclosure

      When requesting disclosure, please download and fill in the application form <(1)> and enclose ID documentation <(2)>.

    4. Request for disclosure by proxy

      Those who request disclosure as designated legal proxy by minors or wards who are of age are asked to enclose the following <(1) or (2)> in addition to the documentation noted above.

      • (1) By legal proxy

        ●One copy of the Ipsos Legal Proxy Application Form 
        ●One copy of documentation proving power of attorney (if person with parental authority, an official document such as the abstract of his/her resident register which proves legal relationship is needed)
        ●One copy of ID documentation for the legal proxy of a minor or ward who is of age: official documentation such as a driver’s license of the legal proxy (we request that this be submitted with the registered domicile masked) or passport

      • (2)By designated proxy

        ●One copy of the Ispos Letter of Proxy
        ●One copy of the certificate of seal impression of the individual concerned

    5. Processing fee for disclosure

      A processing fee of 430 yen (including tax) will be charged for notification of purpose for use and personal information disclosure. We ask that the processing fee be enclosed in postage stamps. In the event that the processing fee is either not adequate or missing, the request for disclosure will not be processed.

    6. Method of response to requests for disclosure

      The response will be sent by post in writing to the address indicated on the applicant’s application form.

    7. Purpose for the use of personal information collected (acquired) in connection to a request for disclosure

      Personal information collected (acquired) in connection to the request for disclosure will only be handled within the extent necessary for response. Documents submitted will be saved for a period of one year following the completion of response to the disclosure request and then disposed of.

    8. Disclosure requests we are unable to fulfill

      Please be advised that we will not be able to fulfill requests for which any of the following instances (1)-(6) apply. If we are unable to fulfill a request, we will notify about that and the applicable reason.

      • (1) If the identity of the individual in question cannot be established due to the address on the application form differing from that on the documentation of the ID of the individual requesting or the address that is registered with Ipsos
      • (2) If the power of proxy cannot be determined on the basis of the application form by proxy
      • (3) If the prescribed application form is not completed correctly
      • (4) If the information requested for disclosure does not fall into the category of personal information subject to disclosure
      • (5)  If there is the risk of critical interference with the legitimate implementation of operations by Ipsos
      • (6)  If any other laws are broken
  • <Details Part 4> Providing personal information to third parties

    Ipsos properly manages personal information collected (acquired) and never provides it to third parties without the prior consent of the individual. However, this does not include the following instances.

    • (1) Instances based on law
    • (2) Instances that require protection of the life, physical person or assets of the individual in question when it is difficult to get consent from that person
    • (3) Instances in which there is the particular need for improvements in public health or the promotion of the healthy development of a child, and it is difficult to get the consent of the individual in question
    • (4) Instances in which any attempts at getting the consent of the individual in question would jeopardize getting the assistance needed for a national body, local body or individual entrusted by such bodies to carry out their legally prescribed work
  • <Details Part 5> The joint use of “i-Say Panel (access panel)”

    “i-Say Panel” is jointly used as follows.

    (1) Extent of joint use
    Japan Marketing Operations (http://www.jsr-group.jp/)
    (Japan Marketing Operations is one of the companies of the Ipsos Group same as us.)

    (2) Categories of registered information jointly used
    Information given at the time of monitor registration or when updating registered information: name, gender, date of birth, address, occupation (type of business of employer), family members, type of residence, car ownership, etc.

    (3) Objective for use of the user
    Used for the planning and implementation of public opinion research and marketing research such as mail surveys, telephone surveys, and Internet surveys, as well as recruitment for focus groups, product use tests, and site-based questionnaires.

    (4) Person responsible for the management of personal information for joint use
    Personal information protection manager at Japan Marketing Operations

    (5) Method of acquisition
    Acquired by Japan Marketing Operations through appropriate means.

  • <Details Part 6: The joint use in Ipsos Group>

    Information is jointly used in Ipsos Group as follows

    • (1) Extent of joint use
      Ipsos Group companies Details >>
    • (2) Categories of registered information jointly used
      Names of companies or groups, locations, departments, functions and contact details (telephone numbers & Email address)
    • (3) Objective for use of the user
      Used for the implementation of questionnaire surveys about our service and the sending direct mails for introducing our service
    • (4) Person responsible for the management of personal information for joint use
      Personal information protection manager at Ipsos K.K.
    • (5) Method of acquisition
      Acquired through business cards or email received.
  • <Details Part 7: Customer inquiries and grievances>

    Please contact the following for inquiries and grievances regarding the handling of personal information by Ipsos.

    • ● By post: Inquiry and Grievance Contact, Ipsos K.K.
            Hulic Kamiyacho Building, 4-3-13 Toranomon, Minato-ku, Tokyo 105-0001
    • ● Email: Ipsos K.K. Inquiry and Grievance Contact privacy-info@ipsos.co.jp
    • ● Please be advised that we do not accommodate visits to our office.
    • ● The name of the personal information protection group that certifies Ipsos and provides response to grievances is as follows:
      Personal Information Protection Consultation Service Office
      JIPDEC
      Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo, 106-0032, Japan
      Tel: 03-5860-7565 Toll Free: 0120-700-779
  • Those registered with “i-Say Panel” are to contact the following.
    • ● By post: i-Say Panel
      Japan Marketing Operations
      Sankyo Bldg, 5F
      5-2-2 Rinkaicho, Edogawa-ku, Tokyo 134-8765
    • ● Email:
      kurashi@i-say106.com